Atos do Escrivão e do Chefe da Secretaria

Atos do escrivão ou do chefe da secretaria (art. 205 a 211 do Código de Processo Civil)

AUTUAÇÃO

Escrivão ou chefe da secretaria é quem fiscaliza tudo que acontece no cartório e uma de suas funções é a autuação.

A autuação ocorre em três situações:

• Quando o escrivão recebe a petição inicial e forma os autos, inaugurando o processo, devendo especificar o juízo, a natureza do processo, o número de registro, os nomes das partes e a data de seu início;
• Quando os autos ficam muito grandes, ocorre a criação de autos adicionais em apenso, abrindo-se outro volume;
• Quando ocorrem incidentes que pedem por uma autuação própria, ou seja, é criada uma pasta própria para este incidente que é anexada aos autos principais.

Art. 206.  Ao receber a petição inicial de processo, o escrivão ou o chefe de secretaria a autuará, mencionando o juízo, a natureza do processo, o número de seu registro, os nomes das partes e a data de seu início, e procederá do mesmo modo em relação aos volumes em formação.

NUMERAÇÃO E RUBRICA

Cada folha dos autos deverá ser numerada e rubricada pelo escrivão e, nos termos de juntada, vista, e em conclusão deverão constar notas datadas e rubrica. Deste modo, fica garantido que a sequência de páginas foi obedecida e que, portanto, não houve supressão ou adição de página ou documento nos autos.

É opção das partes, procurador, promotor, defensor público e auxiliares da justiça rubricar os atos de que participaram.

Art. 207.  O escrivão ou o chefe de secretaria numerará e rubricará todas as folhas dos autos.

Parágrafo único.  À parte, ao procurador, ao membro do Ministério Público, ao defensor público e aos auxiliares da justiça é facultado rubricar as folhas correspondentes aos atos em que intervierem.

Art. 208.  Os termos de juntada, vista, conclusão e outros semelhantes constarão de notas datadas e rubricadas pelo escrivão ou pelo chefe de secretaria.

FORMA DOS TERMOS

Art. 209.  Os atos e os termos do processo serão assinados pelas pessoas que neles intervierem, todavia, quando essas não puderem ou não quiserem firmá-los, o escrivão ou o chefe de secretaria certificará a ocorrência.

Assim, cada ato processual deverá ser assinado por aqueles que o compuseram a fim de que haja autenticidade comprovada. No entanto, quando, por qualquer motivo, não puderem ou não quiserem assinar, o escrivão ou chefe de cartório deverá certificar a ocorrência, valendo, assim, a autenticidade de sua afirmação, já que estes funcionários dispõem de fé pública.

Além disso, com o fim de manter os autos organizados e seguros de rasuras e intervenções ilegítimas, os espaços em branco, as emendas e rasuras serão carimbados e assinados pelo escrivão.

Taquigrafia e estenotipia são formas de otimizar o registro de audiências, utilizando uma escrita abreviada, pois são feitas por meio de máquinas utilizadas pelo escrivão que permitem o registro mais rápido.

Quando o processo for eletrônico:

§ 1o Quando se tratar de processo total ou parcialmente documentado em autos eletrônicos, os atos processuais praticados na presença do juiz poderão ser produzidos e armazenados de modo integralmente digital em arquivo eletrônico inviolável, na forma da lei, mediante registro em termo, que será assinado digitalmente pelo juiz e pelo escrivão ou chefe de secretaria, bem como pelos advogados das partes.

Porém, quando o advogado de uma das partes perceber algum erro na transcrição da audiência feita pelo escrevente, irá arguir oralmente esta contradição, devendo o juiz acolher ou não. Se o juiz decidir que houve erro na transcrição, este será corrigido.

§ 2o Na hipótese do § 1o, eventuais contradições na transcrição deverão ser suscitadas oralmente no momento de realização do ato, sob pena de preclusão, devendo o juiz decidir de plano e ordenar o registro, no termo, da alegação e da decisão.